Căn cứ nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010

Căn Cứ Nghị Định 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018

Căn Cứ Thông Tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014

Căn cứ thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019

TÌM HIỂU VỀ HOÁ ĐƠN

1/Hoá đơn là gì ??

Hoá đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán

2/Hoá đơn điện tử là gì ???

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3/Hoá đơn điện tử có bao nhiêu loại ???

a) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuếlà hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

b) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuếlà hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.)

4/Hoá đơn không hợp pháp là hoá đơn như thế nào ??

Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn.

Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn khởi tạo , nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành, được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.

NỘI DUNG CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1/Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

+ Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

(Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, tem, vé…)

2/Ký hiệu mẫu số hóa đơn:

-Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn

Ví dụ: Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT0/001)

3/Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng

(Được quy định cụ thể trong thông tư 68/2019-TT-BTC)

4/Số hóa đơn

- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số

5/Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Theo giấy Phép Kinh Doanh….

6/Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ( Hoặc không có MST cá nhân vẫn xuất bình thường)

7/Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, Thuế xuất, thành tiền, số tiền bằng chữ ( Trừ trờng hợp hoá đơn đặc thù)

8/Chữ ký số người mua ( không bắt buộc, do hai bên tự thoả thuận về chữ ký số người mua)

9/Chữ ký số người bán ( bắt buộc)

PHÂN BIỆT HOÁ ĐƠN CÓ MÃ XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN THUẾ VÀ KHÔNG CẤP MÃ

Căn cứ điều 3 Thông Tư 68/2019/TT-BTC

Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:

+ “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

10/Các nội dung khác theo nhu cầu của doanh nghiệp để thiện đặc điểm, đặc trưng của doanh nghiệp như logo, biểu tượng

KHỞI TẠO VÀ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Doanh nghiệp thực hiện theo 2 bước sau:

Bước 1: Nhà cung cấp sẽ thiết kế hóa đơn mẫu và gửi đủ bộ hồ phát hành

Bước 2: Lập thông báo phát hành trong phần mềm HTKK

Bước 3: Nộp bộ hồ sơ nhà cung cấp hóa đơn gửi và nộp cho Cơ quan Thuế.

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

KÊ KHAI THUẾ KHI NHẬN ĐƯỢC HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

– Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, nhà cung cấp có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy. (hóa đơn là chứng từ kế toán)

– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường (bản hóa đơn chuyển đổi).

Sơ đồ áp dụng Hoá đơn điện tử theo Nghị Định 119 và Thông tư 68

THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ Điều 7 Nghị định 119/2019/TT-BTC

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp khác được quy định tại điều 4 Thông Tư 68/2019/TT-BTC

-Trường hợp này thường áp dúng đối với những nghành nghề kinh doanh đặc thù như: vận tải, viễn thông, điện lực….

HƯỚNG XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI GẶP CÁC SAI SÓT TRONG QUÁ TRÌNH KINH DOANH HÀNG HÓA DỊCH VỤ

1/Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho Bên mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của Bên mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

Bên bán thông báo cho Bên mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng

Hai bên tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm” sau đó gửi cho Bên mua.

Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

2/Trường hợp hóa đơn điện tử có mã vạch của cơ quan thuế.

Trường hợp Bên bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã vạch của cơ quan thuế chưa gửi cho Bên mua có sai sót thì xử lý như sau:

Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho Bên mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của Bên mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Bên bán thông báo cho Bên mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;

Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Bên bán và Bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.

Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Bên bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó Bên bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho Bên mua.

==> Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã vạch hoặc không cấp mã vạch có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho Bên bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để Bên bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho Bên mua theo hướng dẫn tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này. Nếu Bên bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho Bên bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để Bên bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cho Bên bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu

       Ngoài ra Quý khách hàng có thể trao đổi tư vấn về HĐĐT, Quý khách hàng liên hệ với Cty CP Điện Tử VAT qua mail: nhuttruong.cth@gmail.com hoặc gọi điện số: 0903 660 318 – 0939 427 428 Mr Trường

Nguồn: Khan Manh